1. Objetivo

El contrato permite demostrar que la Empresa tiene autorización formal para usar el camión, operarlo en actividades de su giro y asumir los gastos asociados. No reemplaza la necesidad de que el uso sea real, empresarial, razonable y documentado.

2. Qué hacer antes de comenzar

1. Completar todos los campos del contrato.
2. Revisar que la patente, motor, chasis, marca y modelo coincidan con el padrón.
3. Adjuntar padrón o certificado de inscripción del vehículo.
4. Adjuntar cédulas, RUT de la Empresa y antecedentes de representación.
5. Firmar el contrato con autorización notarial.
6. Entregar una copia al contador y conservar otra con los documentos del camión.
7. Informar a los proveedores que las compras deben emitirse a la Empresa.
8. Definir una persona responsable de revisar bitácoras y documentos mensualmente.

3. Boleta o factura

Regla general

Para acreditar el gasto en la determinación de la renta, lo importante es que el desembolso sea necesario o útil para producir la renta, esté relacionado con el giro, sea razonable y pueda acreditarse fehacientemente.
Para utilizar crédito fiscal IVA, en términos generales se requiere una factura que individualice a la Empresa como adquirente y que el gasto cumpla los requisitos del IVA. Una boleta normalmente puede servir como respaldo del desembolso, pero no reemplaza la factura para utilizar crédito fiscal IVA.

Vehículo bencinero

Para gasolina o bencina:

• Solicitar factura electrónica a nombre de la Empresa, con su RUT, cuando el gasto sea empresarial.
• Registrar, si es posible, la patente del vehículo en la factura o en la información complementaria.
• Asociar la carga a la bitácora: fecha, estación, litros, monto, kilometraje y conductor.
• Evitar cargar combustible para vehículos personales en la misma documentación.
• Una boleta puede respaldar el desembolso para fines contables si no fue posible obtener factura, pero debe existir evidencia adicional y no debe tratarse como crédito fiscal IVA.

La gasolina puede constituir gasto necesario cuando se adquiere con factura, el vehículo se utiliza exclusivamente o principalmente en la actividad económica y se cumplen los requisitos legales aplicables. La aceptación debe revisarse según el tipo de vehículo, el giro y el uso efectivo. 

Vehículo petrolero o diésel

Para petróleo diésel:

• Solicitar factura electrónica a nombre de la Empresa.
• Verificar que la factura detalle correctamente el combustible y sus componentes tributarios cuando corresponda.
• Registrar patente, litros, monto, kilometraje, ruta y conductor.
• Separar contablemente el valor del combustible, IVA e impuesto específico, según el tratamiento que corresponda.
• No asumir que todo el impuesto específico es recuperable.

La recuperación del impuesto específico al diésel depende de requisitos especiales. En particular, la recuperación para empresas de transporte de carga exige condiciones como el tipo de actividad, el peso bruto vehicular mínimo aplicable y el destino del combustible. El SII señala que la Ley N° 19.764 contempla la recuperación para empresas de transporte de carga respecto de camiones de peso bruto vehicular igual o superior a 3.860 kilogramos, sujeto a las demás exigencias legales. 
Si el diésel se utiliza en vehículos que transitan por calles, caminos y vías públicas, puede existir restricción para recuperar el impuesto específico, dependiendo del caso.

4. Documentos que deben conservarse

Por cada período mensual, reunir:

• Facturas de combustible.
• Facturas de mantenciones y reparaciones.
• Facturas de repuestos, neumáticos y baterías.
• Comprobantes de peajes, TAG y estacionamientos.
• Pólizas y comprobantes de seguros.
• Permiso de circulación y revisión técnica.
• Bitácora de uso.
• Guías de despacho, órdenes de trabajo y contratos vinculados.
• Fotografías o lecturas de kilometraje cuando sea útil.
• Comprobantes de pago, cuando corresponda.

5. Procedimiento mensual

1. Recopilar todos los documentos del mes.
2. Verificar que el receptor sea la Empresa y que el RUT esté correcto.
3. Revisar que la patente o descripción del vehículo permita asociar el gasto al camión.
4. Comparar litros cargados con kilometraje y rutas realizadas.
5. Separar gastos del camión de gastos personales.
6. Registrar cada documento en la contabilidad.
7. Determinar separadamente gasto, IVA e impuesto específico.
8. Archivar la bitácora y sus respaldos junto con la documentación tributaria.
9. Revisar mensualmente consumos anormales, cargas sin ruta o gastos sin justificación.

6. Errores que deben evitarse

• Registrar facturas emitidas a nombre de Don Carlos como si fueran automáticamente gastos de la Empresa.
• Utilizar boletas personales para reclamar crédito fiscal IVA.
• Cargar combustible sin registrar kilometraje, conductor o ruta.
• Mezclar uso personal y empresarial sin separar los consumos.
• Recuperar impuesto específico al diésel sin confirmar que la Empresa y el vehículo cumplen los requisitos.
• Registrar el camión como activo fijo de la Empresa si el dominio continúa en la persona natural.
• Usar el contrato como único respaldo, sin documentos de gastos ni evidencia de operación.
• Mantener el contrato sin plazo, sin identificación completa del vehículo o sin personería del representante.

7. Revisión profesional

Antes de aplicar el beneficio, el contador debe confirmar:

• El tipo jurídico de la Empresa.
• El giro registrado ante el SII.
• Si el camión se utiliza en operaciones afectas o exentas de IVA.
• Si procede crédito fiscal IVA para cada categoría de gasto.
• Si corresponde recuperación de impuesto específico al diésel.
• El peso bruto vehicular y la actividad efectiva de transporte.
• La correcta emisión de facturas y el tratamiento de eventuales gastos personales.

FORMATO CONTRATO DE COMODATO Y CESIÓN GRATUITA DE USO Y GOCE DE VEHÍCULO

Actualizado el: 14/08/2026